Het einde van het jaar nadert: stuur nu bij op je WKR en voorkom verrassingen
Het einde van het jaar komt snel dichterbij. Voor werkgevers hét moment om te bekijken hoe je ervoor staat met de werkkostenregeling (WKR). Houd je vrije ruimte over of dreigt juist een overschrijding? Door er nu mee aan de slag te gaan, voorkom je onaangename verrassingen en kun je nog slimme keuzes maken voordat de loonadministratie van 2025 op slot gaat.
Wat is de WKR ook alweer?
Binnen de werkkostenregeling mag je als werkgever een deel van de fiscale loonsom gebruiken voor netto vergoedingen en verstrekkingen aan je medewerkers. Dat deel noemen we de vrije ruimte.
In 2025 geldt:
- 2% van de fiscale loonsom tot € 400.000
- 1,18% over het meerdere
Overschrijd je deze vrije ruimte, dan betaal je als werkgever 80% eindheffing over het bedrag waarmee je eroverheen gaat. Deze eindheffing moet uiterlijk worden aangegeven in de tweede aangifte loonheffingen van het nieuwe jaar.
Waarom juist nu in actie komen?
De WKR is vaak iets waar werkgevers pas in december naar kijken. Maar dan is het te laat om nog te sturen. Door nu inzicht te krijgen in alle vergoedingen en verstrekkingen, kun je nog keuzes maken: slimmer inzetten van budgetten, activiteiten fiscaal gunstiger organiseren of juist vrije ruimte benutten die nog onbenut is.
Of je nu overschrijding wilt voorkomen of juist nog vrije ruimte over hebt, met een paar slimme acties kun je direct verschil maken.
Vier praktische tips om slim om te gaan met de WKR in 2025
Tip 1: Organiseer activiteiten op de werkplek
Borrels, teamuitjes en vieringen zijn waardevol voor de teamspirit, maar ze kunnen ook een flinke hap nemen uit de vrije ruimte, zeker als je ze extern organiseert.
Goed nieuws: activiteiten op de werkplek worden fiscaal gunstiger gewaardeerd. Een borrel of etentje op kantoor valt namelijk onder de nihilwaardering, terwijl externe locaties volledig ten laste komen van de vrije ruimte.
Ook voor maaltijden op de werkplek geldt een vaste waardering van slechts € 3,95 per werknemer (mits er geen eigen bijdrage is). Kortom: door slim te plannen, houd je meer vrije ruimte over voor andere vergoedingen.
Tip 2: Optimaliseer je kostenvergoedingen
Ontvangen je medewerkers een algemene kostenvergoeding? Dan gaat dat vaak ten koste van de vrije ruimte. Als je echter kunt aantonen dat (een deel van) deze vergoeding gericht vrijgesteld is, kun je deze buiten de WKR houden.
Een kostenonderzoek helpt hierbij. Bureau Aard kan ondersteunen bij het analyseren van je vergoedingen en adviseren hoe je deze optimaal kunt inzetten binnen de fiscale kaders.
Tip 3: Ruil loonbestanddelen uit
Heb je nog vrije ruimte over? Dan kun je medewerkers de optie bieden om een deel van hun brutoloon uit te ruilen voor een netto vergoeding. Denk aan een fiets, thuiswerkvergoeding of aanvullende reiskosten.
Dit levert medewerkers een direct belastingvoordeel op en kan ook voor jou als werkgever gunstig zijn doordat de loonkosten dalen. Een win-win die bovendien bijdraagt aan aantrekkelijk werkgeverschap.
Tip 4: Maak gebruik van de concernregeling
Heb je meerdere ondernemingen binnen één concern? Dan kun je onder voorwaarden de concernregeling toepassen. Hiermee mag je de vrije ruimte van de verschillende vennootschappen onderling salderen.
Heeft de ene vennootschap vrije ruimte over en de andere juist een overschrijding? Dan kun je dit verrekenen en zo besparen op de eindheffing. Zeker bij grotere organisaties kan dit een substantieel fiscaal voordeel opleveren.
Samen kijken naar de beste aanpak
De WKR is complex, maar met de juiste aanpak creëer je rust, overzicht en voordeel.
Bureau Aard helpt je om je WKR-positie helder in kaart te brengen en samen te bepalen waar ruimte of risico’s liggen. Vanuit onze geïntegreerde aanpak kijken we niet alleen fiscaal maar ook strategisch naar je arbeidsvoorwaarden.
Zo zorgen we samen voor orde op zaken, zaken op orde, ook in je WKR.
Meer weten of samen sparren over jouw WKR?
Neem contact op met ons op. We helpen je graag om ook fiscaal slim en strategisch te starten.