Heeft u in 2025 bedragen uitbetaald aan derden zonder btw? Dan moet u mogelijk vóór 1 februari 2026 een Opgaaf UBD indienen bij de Belastingdienst. De regels zijn aangescherpt en gelden inmiddels voor meer ondernemers dan voorheen. Meldt u niet tijdig of niet volledig, dan loopt u het risico op boetes.
Wat is de Opgaaf UBD?
Met de Opgaaf UBD (uitbetaling bedragen aan derden) meldt u betalingen aan natuurlijke personen die geen werknemer van u zijn. Het gaat om situaties waarin u geen factuur ontvangt of waarin u een factuur ontvangt zonder btw. De Belastingdienst gebruikt deze gegevens als contra-informatie en verwerkt deze, na selectie, in de vooraf ingevulde aangifte als resultaat uit overige werkzaamheden.
Voor wie geldt de meldingsplicht?
Bent u inhoudingsplichtig voor de loonheffingen en doet u aangifte loonheffingen, dan valt u in principe onder deze regeling. Ook collectieve beheersorganisaties moeten een Opgaaf UBD indienen. In sommige gevallen geldt de verplichting ook voor niet-inhoudingsplichtigen, zoals verenigingen of particulieren, maar alleen als de Belastingdienst hen hiervoor expliciet uitnodigt.
Wanneer loopt u als ondernemer risico?
U moet extra alert zijn wanneer u betalingen doet aan natuurlijke personen die geen werknemer zijn. Dit speelt bijvoorbeeld bij betalingen aan zzp’ers die zonder btw factureren, bij personen die geen factuur sturen, bij zorgverleners die vrijgestelde prestaties verrichten en bij leveranciers die werken met btw-verlegde facturen. Ook betalingen aan natuurlijke personen die onder de kleineondernemersregeling vallen, moet u melden. Juist deze groep wordt in de praktijk vaak over het hoofd gezien.
Wanneer geldt de Opgaaf UBD niet?
Niet elke betaling valt onder de meldingsplicht. Zo hoeft u geen Opgaaf UBD te doen voor betalingen aan artiesten, beroepssporters en buitenlandse gezelschappen. Ook betalingen aan vrijwilligers blijven buiten de regeling, zolang deze binnen de onbelaste vrijwilligersvergoeding blijven. Daarnaast vallen betalingen aan erfgerechtigden van inkomsten uit auteursrechten buiten de Opgaaf UBD. U moet per situatie beoordelen of daadwerkelijk sprake is van een geldige uitzondering.
Welke gegevens moet u aanleveren?
Bij de Opgaaf UBD levert u per persoon het uitbetaalde bedrag aan, inclusief kostenvergoedingen en eventuele beloningen in natura. Daarnaast vermeldt u de datum van uitbetaling en de persoonsgegevens van de ontvanger. Bent u administratieplichtig, dan moet u ook het BSN aanleveren. Is het BSN niet beschikbaar, dan mag u een test-BSN gebruiken, al kan dit vragen oproepen bij de verwerking door de Belastingdienst.
Deadline en wijze van aanleveren
U moet de gegevens over 2025 uiterlijk 31 januari 2026 aanleveren. Het gaat uitsluitend om betalingen die u daadwerkelijk in 2025 heeft gedaan. U kunt de Opgaaf UBD indienen via het gegevensportaal van de Belastingdienst of via Digipoort. Vanaf 2026 mag u betalingen die in dat jaar plaatsvinden ook tussentijds melden, maar dat verandert niets aan de verplichtingen over eerdere jaren.
Aangescherpte regels voor btw-verlegde facturen
De Belastingdienst beschouwt ook betalingen op basis van btw-verlegde facturen als UBD-plichtig. Waar dit eerder niet altijd nodig was, verwacht de Belastingdienst nu dat u alsnog een Opgaaf UBD indient over de jaren 2022 tot en met 2025 als u dit nog niet heeft gedaan. U moet hiervoor contact opnemen met uw belastingkantoor om maatwerkafspraken te maken over de wijze van aanleveren.
Gevolgen bij niet of onjuist melden
De Belastingdienst geeft geen garantie dat bij het alsnog melden geen sancties volgen. Meldt u niet, onjuist of onvolledig, dan kan de Belastingdienst een boete opleggen. Bij opzettelijk niet melden kunnen de sancties aanzienlijk oplopen. Door tijdig actie te ondernemen en de Belastingdienst vroeg te informeren, verkleint u deze risico’s.
Wat betekent dit voor u?
De Opgaaf UBD is geen formaliteit, maar een verplicht onderdeel van een correcte fiscale administratie. Door nu inzicht te krijgen in uw betalingen zonder btw en tijdig te melden, voorkomt u problemen achteraf.
Orde op zaken, zaken op orde.
Heeft u vragen over de Opgaaf UBD of over btw-verlegde situaties? Neem dan contact op met uw adviseur of met één van onze loonbelastingspecialisten.