Privacyreglement

Dit is het privacyreglement van Bureau Aard B.V. zoals dat formeel is vastgesteld op 1 juni 2026. De hoofdstuknummering op deze pagina is doorlopend gemaakt; de artikelnummers binnen de hoofdstukken volgen het brondocument.

I. Voorwoord

1.1 Privacy en de bescherming van persoonsgegevens staan volop in de schijnwerpers, en dat belang zal in de nabije toekomst alleen maar toenemen. Voor Bureau Aard B.V. is het waarborgen van de privacy en het naleven van wetgeving echter geen nieuw terrein. Wij zijn ons volledig bewust van onze verantwoordelijkheid en het belang van de vertrouwelijkheid van informatie, zeker gezien de gevoelige aard van de gegevens die wij verwerken voor onze cliënten en hun medewerkers.

1.2 Bureau Aard B.V. voert een proactief privacybeleid. Wij leggen nooit meer gegevens vast dan strikt noodzakelijk is voor het uitvoeren van onze administratieve en fiscale diensten. Onze professionals gaan met grote zorgvuldigheid om met de aanwezige persoonsgegevens en volgen hierbij nauwgezet de geldende privacywetgeving (AVG) en de verplichtingen uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft).

1.3 Binnen onze organisatie is de directie eindverantwoordelijk voor de naleving van deze regels. Gezien onze rol als administratiekantoor beschikken wij over de noodzakelijke systemen en protocollen om de integriteit en veiligheid van je gegevens te borgen. Onze medewerkers zijn gehouden aan een strikte geheimhoudingsplicht; zij verwerken enkel die gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitoefenen van hun specifieke taken.

1.4 In dit privacyreglement informeren wij je transparant over de wijze waarop Bureau Aard B.V. omgaat met persoonsgegevens en welke rechten en plichten hieruit voor je voortvloeien.

II. Definities

2.1 In deze regeling worden de volgende definities gehanteerd:

Persoonsgegevens: Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Gezondheidsgegevens: Persoonsgegevens die direct of indirect betrekking hebben op de lichamelijke of de geestelijke gesteldheid van betrokkenen.

Verwerking van persoonsgegevens: Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Verstrekken van persoonsgegevens: Het bekendmaken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens die in de registratie(s) zijn opgenomen of die door verwerking daarvan, al dan niet in verband met andere gegevens, zijn verkregen.

Betrokkene: Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.

Werkgever: Bureau Aard B.V., zijnde de entiteit die als werkgever optreedt.

Werknemer: Degene die krachtens een arbeidsovereenkomst arbeid verricht of degene die anderszins in een ondergeschiktheidsrelatie tegen een vergoeding arbeid verricht voor de werkgever, waaronder begrepen stagiairs, zelfstandigen zonder personeel, partners, bestuurders en toezichthouders.

III. Kenmerken van de verwerking van persoonsgegevens

Doel van de gegevensverwerking

2.1 Bureau Aard B.V. verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de uitvoering van haar administratieve en fiscale diensten. Dit omvat de financiële administratie en loonverwerking voor onze klanten, evenals het naleven van wettelijke verplichtingen zoals de Wwft en belastingwetgeving. Daarnaast verwerken wij gegevens voor het beheren van de arbeidsrechtelijke overeenkomsten met onze medewerkers en de uitvoering van ons verzuimbeleid. Tot slot gebruiken wij gegevens voor kwaliteitsdoeleinden, zoals interne audits. Indien je hiertegen bezwaar heeft, kun je dit kenbaar maken bij de directie.

Voorwaarden voor rechtmatige verwerking

2.2 Bureau Aard B.V. waarborgt dat persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG en op zorgvuldige wijze worden verwerkt door medewerkers die gebonden zijn aan een geheimhoudingsplicht. Wij verwerken persoonsgegevens enkel indien hiervoor een rechtmatige grondslag aanwezig is. Dit is het geval wanneer de betrokkene expliciet toestemming heeft gegeven, de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst, wij moeten voldoen aan een wettelijke verplichting, of wanneer de verwerking noodzakelijk is voor het behartigen van een gerechtvaardigd belang van Bureau Aard B.V. of een derde.

2.3 Bureau Aard B.V. waarborgt de vertrouwelijkheid van alle persoonsgegevens waarvan onze medewerkers kennisnemen. Gegevens worden uitsluitend gedeeld indien een wettelijk voorschrift ons daartoe verplicht of indien de uitvoering van onze dienstverlening dit noodzakelijk maakt.

2.4 Wij verwerken geen gegevens over godsdienst, levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, seksuele geaardheid of vakbondslidmaatschap, tenzij dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van onze wettelijke taken of de arbeidsovereenkomst.

2.5 Het verbod uit het vorige lid vervalt indien de betrokkene hiervoor uitdrukkelijk schriftelijke toestemming heeft gegeven, indien verwerking noodzakelijk is voor de uitoefening van arbeidsrechtelijke verplichtingen, of voor de vaststelling of verdediging van een recht in rechte.

2.6 Persoonsgegevens mogen uitsluitend voor statistische doeleinden worden verwerkt indien dit een algemeen belang dient, de verwerking strikt noodzakelijk is en er passende waarborgen zijn getroffen om de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene te beschermen.

2.7 Identificatienummers die bij wet zijn voorgeschreven, zoals het Burgerservicenummer (BSN), worden door ons uitsluitend gebruikt ten behoeve van de uitvoering van wettelijke verplichtingen, met name op fiscaal en sociaalverzekeringsrechtelijk gebied.

2.8 De vastlegging en verstrekking van personeelsgegevens gebeurt te allen tijde conform de geldende wettelijke standaarden en beroepsethische richtlijnen voor administratieve dienstverlening.

IV. Opgenomen gegevens

3.1 Bureau Aard B.V. verwerkt uitsluitend de minimaal noodzakelijke persoonsgegevens die essentieel zijn voor een integere en correcte uitvoering van onze dienstverlening. Dit omvat gegevens voor:

Identificatie en communicatie: het correct identificeren van klanten en hun werknemers, en het onderhouden van een efficiënte communicatie.

Loon- en personeelsadministratie: het nauwkeurig verwerken van salarisgegevens, arbeidscontracten en relevante fiscaal-juridische informatie.

Verzuimbegeleiding: het vastleggen van noodzakelijke gegevens voor het uitvoeren van het verzuimprotocol en re-integratieverplichtingen.

Wettelijke compliance: het voldoen aan verplichtingen uit de Wwft, belastingwetgeving en overige relevante sociale wet- en regelgeving.

V. Toegang tot persoonsgegevens

4.1 Wij hanteren het ‘need to know’-principe: enkel medewerkers die voor hun specifieke taken toegang tot bepaalde gegevens nodig hebben, beschikken hierover. Autorisatie is gebaseerd op functierollen, waardoor een strikte scheiding van taken gewaarborgd is.

(A = Aanmaken, B = Bewerken, L = Lezen, X = Geen toegang)

4.2 Wij hanteren een vaste procedure voor het verlenen en wijzigen van toegangsrechten. Wijzigingen in autorisaties worden goedgekeurd door de directie. Wij voeren periodiek controles uit op de autorisaties om conflicten of ongeoorloofde toegang te voorkomen.

4.3 Bij uitdiensttreding van een medewerker hanteren wij een strikte exit-procedure. Hierin staat het direct intrekken van alle toegangsrechten tot systemen en applicaties centraal, zodat de veiligheid van gegevens gewaarborgd blijft.

4.4 In het geval van teamgerichte werkzaamheden geldt de toegang voor teamleden uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun specifieke taken binnen dat team.

4.5 Ten behoeve van kwaliteitsborging kan een extern specialist inzage hebben in dossiers, mits dit gebeurt in het kader van supervisie of kwaliteitscontroles. Het doel hiervan is het optimaliseren van onze dienstverlening. Bevindingen uit deze controles worden enkel gedeeld met de betreffende professional die de verwerking uitvoert.

4.6 Systeembeheerders en derden die in onze opdracht werken, hebben uitsluitend toegang tot persoonsgegevens indien dit strikt noodzakelijk is voor het onderhoud of de ondersteuning van onze gegevensverwerking.

VI. Verstrekking van persoonsgegevens

5.1 Met inachtneming van het bij of krachtens de wet en regelgeving bepaalde worden persoonsgegevens zonder voorafgaande toestemming van de betrokkene verstrekt aan:

a) Medewerkers van Bureau Aard B.V. die direct betrokken zijn bij de actuele dienstverlening aan en begeleiding van betrokkene;

b) Verwerkers van persoonsgegevens in het kader van de gegeven opdracht door Bureau Aard B.V., mits deze verwerkers voldoende waarborgen bieden dat de bescherming van de Persoonsgegevens plaatsvindt overeenkomstig alle artikelen van dit reglement;

c) De klant in geval van verzuimbegeleiding, mits het slechts de volgende gegevens betreft: naam en geboortedatum; datum van het laatste consult; de werkzaamheden waartoe de werknemer nog wel of niet meer in staat is; de verwachte duur van het verzuim; de mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is; en de eventuele aanpassingen of werkvoorzieningen die de werkgever in het kader van de re-integratie van betrokkene moet treffen;

d) Uitvoeringsinstituten voor de sociale verzekeringen in het kader van het re-integratieplan volgens de richtlijnen van het UWV;

e) Verzekeringsmaatschappijen in het kader van de verzekering van de loondoorbetaling bij ziekte volgens het Convenant gegevensuitwisseling arbodiensten – verzekeraars.

5.2 Andere gegevens en gegevens aan anderen dan genoemd in artikel 5.1 worden slechts verstrekt na gerichte toestemming van de betrokkene.

VII. Informatieverstrekking aan betrokkene

6.1 Indien persoonsgegevens aan de betrokkene worden verstrekt, deelt Bureau Aard B.V. voor het moment van verkrijging aan de betrokkene mede: zijn identiteit; en de doeleinden van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd, tenzij de betrokkene daarvan reeds op de hoogte is.

6.2 Bureau Aard B.V. verstrekt nadere informatie voor zover dat, gelet op de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij worden verkregen of het gebruik dat ervan wordt gemaakt, nodig is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te waarborgen.

VIII. Recht op inzage en afschrift

7.1 De betrokkene heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende verwerkte gegevens.

7.2 De gevraagde inzage en/of het gevraagde afschrift zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken, plaatsvinden respectievelijk worden verstrekt.

7.3 Afschriften van persoonsgegevens worden aan de betrokkene verstrekt. Indien hier kosten aan verbonden zijn, worden deze in rekening gebracht conform de wettelijk vastgestelde vergoedingen.

7.4 Recht op inzage of afschrift kan worden geweigerd als dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een ander.

IX. Recht op afscherming, aanvulling en correctie

8.1 De betrokkene kan verzoeken om correctie van op hem betrekking hebbende gegevens indien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift in de verwerking voorkomen. De betrokkene kan middels een aanvulling zijn eigen zienswijze in het dossier laten opnemen.

8.2 Bureau Aard B.V. bericht de verzoeker schriftelijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek tot correctie of aanvulling. Een eventuele weigering is met redenen omkleed.

X. Recht op geheimhouding

9.1 Bureau Aard B.V. en de door haar ingezette personen zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens die zij ten behoeve van klant en betrokkene verwerken, behoudens voor zover een wettelijk voorschrift tot mededeling verplicht.

9.2 Bureau Aard B.V. zal de personen die in haar dienst zijn, dan wel werkzaamheden ten behoeve van haar verrichten, verplichten tot geheimhouding met betrekking tot de persoonsgegevens waarvan zij kennis kunnen nemen.

XI. Recht op vernietiging

10.1 De betrokkene kan schriftelijk verzoeken om vernietiging van op hem betrekking hebbende gegevens. Indien de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan betrokkene, of indien er een wettelijke plicht tot bewaring van de gegevens geldt, worden de gegevens niet vernietigd.

10.2 Bureau Aard B.V. bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het schriftelijk verzoek tot verwijdering of vernietiging of, dan wel in hoeverre, zij daaraan voldoet. Een eventuele weigering is met redenen omkleed.

10.3 Bureau Aard B.V. verwijdert of vernietigt de gegevens binnen drie maanden na een daartoe strekkend verzoek van de betrokkene, tenzij redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene, alsmede voor zover bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is.

XII. Recht op audit

11.1 Een klant heeft het recht een audit uit te laten voeren, met als doel te controleren of Bureau Aard B.V. de in dit privacyreglement vastgelegde voorwaarden naleeft. De klant laat deze audit uitvoeren door een onafhankelijke en gekwalificeerde derde. De kosten voor deze audit komen voor rekening van de klant.

XIII. Kennisgeving van verwerking

12.1 Bureau Aard B.V. publiceert dit privacyreglement op haar website via bureau-aard.nl/privacyverklaring/.

XIV. Bewaartermijnen

13.1 Bureau Aard B.V. hanteert bewaartermijnen die in overeenstemming zijn met de geldende wet- en regelgeving, waaronder de fiscale bewaarplicht (zeven jaar) en de relevante bewaartermijnen voortvloeiend uit de Wwft. Een overzicht van de door ons gehanteerde termijnen kan op verzoek worden verstrekt.

13.2 Indien de bewaartermijn is verstreken, worden de persoonsgegevens op veilige wijze verwijderd of vernietigd.

XV. Beveiliging van gegevens

14.1 Bureau Aard B.V. treft alle redelijkerwijs te vergen maatregelen om te voorkomen dat persoonsgegevens worden aangepast, ter kennis komen van onbevoegden, door onbevoegden worden gewijzigd, of ten onrechte aan derden worden verstrekt of anderszins onrechtmatig worden verwerkt.

14.2 Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder het opleggen van een strikte geheimhoudingsverplichting aan alle medewerkers. Deze maatregelen waarborgen een passend beveiligingsniveau tegen vernietiging, verlies, vervalsing of ongeoorloofde toegang, rekening houdend met de stand van de techniek en de risico’s die inherent zijn aan de verwerking van onze administratieve gegevens.

XVI. Meldplicht datalekken

15.1 Indien er sprake is van een datalek waarbij persoonsgegevens zijn betrokken, stelt Bureau Aard B.V. direct een onderzoek in en draagt zorg voor melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokkenen, indien dit op grond van wet- en regelgeving vereist is.

15.2 In gevallen waarin Bureau Aard B.V. optreedt als verwerker, wordt een geconstateerd datalek zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 24 uur na ontdekking, gemeld aan de verantwoordelijke.

XVII. Vragen en opmerkingen

16.1 Indien een betrokkene of belanghebbende van mening is dat Bureau Aard B.V. handelt in strijd met dit reglement, kan de klachtenprocedure in werking worden gesteld. Deze procedure is te raadplegen via onze klachtenregeling en biedt de mogelijkheid om formeel een klacht in te dienen.

XVIII. Overdracht van persoonsgegevens

17.1 Indien de bestanden worden overgedragen aan een andere verantwoordelijke, blijven de in dit reglement gestelde regels onverminderd van toepassing.

17.2 Overdracht van persoonsgegevens aan een andere verantwoordelijke vindt uitsluitend plaats indien dit in volledige overeenstemming is met de geldende wet- en regelgeving.

XIX. Inwerkingtreding en wijziging

18.1 Wijzigingen in dit reglement worden van kracht één maand na de officiële bekendmaking daarvan op onze website.