Klokkenluidersregeling

Dit is de klokkenluidersregeling van Bureau Aard Adviseurs B.V. zoals die formeel is vastgesteld. Hieronder lees je de volledige regeling; je kunt haar ook als document downloaden.

Download de integrale regeling (PDF)

I. Inleiding

1.1 Bureau Aard Adviseurs B.V. hanteert een interne klokkenluidersregeling die voldoet aan de vereisten van de Wet bescherming klokkenluiders (Wbk). Deze regeling biedt medewerkers een veilig kader voor het melden van vermoedens van misstanden, waarbij de organisatie waarborgt dat meldingen zorgvuldig en vertrouwelijk worden behandeld.

1.2 In deze regeling worden de volgende definities gehanteerd:

Bevoegde autoriteit: De toezichthoudende instanties als bedoeld in artikel 2c van de Wet bescherming klokkenluiders, zoals de Autoriteit Persoonsgegevens, de Autoriteit Financiële Markten en het Huis voor Klokkenluiders.

Maatschappelijk belang: Het maatschappelijk belang is in het geding wanneer een handeling of nalatigheid verder reikt dan de persoonlijke belangen van de melder en er sprake is van een patroon, een structureel karakter, of een ernstige dan wel omvangrijke inbreuk.

Melder: Een natuurlijk persoon die in de context van werkgerelateerde activiteiten een vermoeden van een misstand meldt of openbaar maakt.

Melding: Het melden van een vermoeden van een misstand.

Misstand: Een schending of gevaar voor schending van het Unierecht, dan wel een handeling of nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is. Dit omvat een schending of gevaar voor schending van wettelijke voorschriften of interne regels van de werkgever, alsmede een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid van personen, de aantasting van het milieu of het goed functioneren van de onderneming.

Schending van het Unierecht: Onrechtmatige handelingen of nalatigheden die betrekking hebben op EU-handelingen en beleidsterreinen zoals omschreven in artikel 2 van EU-richtlijn 2019/1937, of die het doel of de toepassing daarvan ondermijnen.

Vermoeden van een misstand: Een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een misstand, voortvloeiend uit kennis die is opgedaan tijdens werkzaamheden bij Bureau Aard Adviseurs B.V. of bij een andere organisatie waarmee de melder door zijn werkzaamheden in aanraking is gekomen.

Werkgerelateerde context: Huidige, vroegere of toekomstige werkactiviteiten waardoor personen informatie over misstanden kunnen verkrijgen en waarbij die personen te maken kunnen krijgen met benadeling indien zij dergelijke informatie zouden melden.

Werkgever: Bureau Aard Adviseurs B.V., zijnde de entiteit die als werkgever optreedt.

Werknemer: Degene die krachtens een arbeidsovereenkomst arbeid verricht of degene die anderszins in een ondergeschiktheidsrelatie tegen een vergoeding arbeid verricht voor de werkgever, waaronder begrepen stagiairs, zelfstandigen zonder personeel, partners, bestuurders en toezichthouders.

II. Het doen van een melding

2.1 Iedere melder met een vermoeden van een misstand kan dit vermoeden melden bij Bureau Aard Adviseurs B.V. via de in deze regeling vastgestelde procedure.

2.2 Meldingen worden ingediend bij de interne contactpersoon, tevens vertrouwenspersoon, mevrouw A.M.E. Verleijsdonk, via het e-mailadres verleijsdonk@bureau-aard.nl, of bij de externe contactpersoon mevrouw A.G. Senders, via het e-mailadres a.senders@strataegis.nl.

2.3 Indien de melder een redelijk vermoeden heeft dat de interne contactpersoon bij de vermoede misstand is betrokken, dient de melding te worden gedaan bij de externe contactpersoon.

2.4 Een melding kan schriftelijk per brief of e-mail, telefonisch, via een spraakberichtsysteem, of in een persoonlijk gesprek worden ingediend. Gesprekken vinden plaats op een nader te bepalen locatie en binnen een door de contactpersoon te bepalen redelijke termijn.

2.5 De melder verstrekt bij de melding een (privé) woon- of e-mailadres en een telefoonnummer, zodat de melder in het kader van de melding bereikbaar is.

2.6 Het vermoeden van een misstand moet zijn gebaseerd op redelijke gronden die voortvloeien uit de kennis die de melder heeft opgedaan tijdens werkzaamheden bij de werkgever of bij een organisatie die werkzaamheden ten behoeve van de werkgever uitvoert.

2.7 De melder verstrekt bij de melding zoveel mogelijk relevante informatie waarover hij in dat verband beschikt.

III. Eventueel vertrouwelijk advies

3.1 Iedere medewerker met een vermoeden van een misstand kan daarover in vertrouwen advies inwinnen, zoals het verzoeken om informatie, overleg en ondersteuning.

3.2 Het inwinnen van vertrouwelijk advies geschiedt bij de interne of externe contactpersoon, zoals genoemd in artikel 2.2.

IV. Behandeling van de melding

4.1 Bij ontvangst wordt de melding geregistreerd in een daartoe ingericht register.

4.2 De melding wordt onderzocht en opgevolgd door de contactpersoon die de melding in behandeling heeft genomen.

4.3 Indien de melding mondeling wordt gedaan, maakt de contactpersoon een schriftelijk verslag of wordt er, met voorafgaande instemming van de melder, een opname van het overleg gemaakt. De melder krijgt de gelegenheid om schriftelijk te reageren op de schriftelijke weergave van het overleg.

4.4 Bureau Aard Adviseurs B.V. bevestigt de ontvangst van de melding uiterlijk binnen zeven dagen aan de melder via het verstrekte (privé) woon- of e-mailadres. Deze bevestiging bevat een zakelijke beschrijving van de melding en een afschrift van de melding dan wel de schriftelijke weergave daarvan.

4.5 Mits de melding is gebaseerd op redelijke gronden en betrekking heeft op een misstand, wordt het onderzoek uitgevoerd door een of meer personen die niet direct betrokken zijn bij de gemelde feiten.

4.6 Indien de melding niet is gebaseerd op redelijke gronden of geen betrekking heeft op een misstand, informeert Bureau Aard Adviseurs B.V. de melder hier schriftelijk over, inclusief een toelichting op de beslissing.

4.7 De persoon of personen op wie de melding betrekking heeft, worden geïnformeerd over de melding, tenzij Bureau Aard Adviseurs B.V. dit niet in het belang van het lopende onderzoek acht.

4.8 Binnen maximaal drie maanden na verzending van de ontvangstbevestiging informeert de organisatie de melder over de beoordeling en de eventuele opvolging van de melding.

4.9 De persoon of personen op wie de melding betrekking heeft, worden ten minste gelijktijdig met de melder geïnformeerd over de uitkomsten van de beoordeling en de opvolging van de melding.

V. Geheimhouding

5.1 Iedereen binnen Bureau Aard Adviseurs B.V. die betrokken is bij een melding of bij het onderzoek naar een vermoeden van een misstand, is verplicht tot geheimhouding van de verkregen gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden. Deze verplichting vervalt enkel indien een wettelijk voorschrift tot mededeling verplicht of indien de taakuitvoering in het kader van deze regeling noodzaakt tot mededeling.

5.2 Onder gegevens met een vertrouwelijk karakter worden in ieder geval begrepen: gegevens over de identiteit van de melder, de identiteit van degene aan wie de misstand wordt toegeschreven of met wie die persoon in verband wordt gebracht, en informatie over bedrijfsgeheimen.

5.3 De identiteit van een melder en informatie aan de hand waarvan deze direct of indirect kan worden achterhaald, worden niet buiten de organisatie bekendgemaakt zonder instemming van de melder. Door het doen van een melding stemt de melder in met het gebruik van zijn identiteit voor zover dit is vereist voor het onderzoek en de eventuele opvolging daarvan, tenzij de melder uitdrukkelijk aangeeft hiermee niet in te stemmen.

5.4 Indien een wettelijk voorschrift in het kader van onderzoek of een gerechtelijke procedure verplicht tot mededeling van de identiteit van een melder, stelt de organisatie de melder hiervan zoveel mogelijk vooraf in kennis. Deze informatieplicht vervalt indien dit het onderzoek of de gerechtelijke procedure in gevaar zou kunnen brengen.

VI. Bescherming van de melder

6.1 De melder wordt tijdens en na de behandeling van een melding niet benadeeld als gevolg van de melding, mits de melder redelijke gronden had om aan te nemen dat de gemelde informatie op het moment van de melding juist was.

6.2 Onder benadeling wordt onder meer verstaan het nemen van een benadelende maatregel door de werkgever jegens de melder, zoals ontslag, schorsing (anders dan op eigen verzoek) of het opleggen van een boete als bedoeld in artikel 7:650 BW.

VII. Publicatie van deze regeling

7.1 Deze regeling is opgemaakt op 29 mei 2026 en treedt in werking op 1 mei 2026.

7.2 Bureau Aard Adviseurs B.V. publiceert deze regeling op de interne communicatiekanalen en/of de website van het kantoor.