Salarisadministratie uitbesteden
Wij regelen je salaris- en loonadministratie via een vaste salarispartner. Loonstroken, loonheffingen en personeelsmutaties worden verwerkt, terwijl Bureau Aard je aanspreekpunt blijft en zorgt dat de aansluiting met je administratie klopt.
Iedere loonronde moet gewoon kloppen
Een salarisadministratie draait om veel meer dan het nettobedrag onderaan een loonstrook. Nieuwe medewerkers, uren, salariswijzigingen, vergoedingen, verlof en uitdiensttredingen moeten op het juiste moment en op de juiste manier worden verwerkt.
De feitelijke salarisverwerking besteden we altijd uit aan een vaste salarispartner. Bureau Aard blijft je aanspreekpunt, bewaakt de aansluiting met de financiële administratie en kan bij arbeidsrechtelijke vragen een jurist laten aansluiten.
Drie rollen, duidelijke afspraken
De loonverwerking is specialistisch werk. Daarom hebben we bewust gekozen voor één vaste salarispartner. Voor jou blijft de werkwijze eenvoudig: mutaties komen binnen, de partner verwerkt en Bureau Aard houdt overzicht op de aansluiting met de rest.
Jij als werkgever
Je geeft wijzigingen op tijd door. Denk aan een nieuwe medewerker, andere uren, salariswijzigingen, overwerk, verlof of een uitdiensttreding.
Vaste salarispartner
De salarispartner verwerkt de loonmutaties, maakt de loonstroken en jaaropgaven en verzorgt de aangifte loonheffingen.
Bureau Aard
Wij blijven aanspreekpunt en zorgen dat loonjournaalposten en andere relevante gegevens goed aansluiten op je financiële administratie.
Wat er wordt geregeld
Loonstroken en jaaropgaven
Per loonronde worden de salarissen verwerkt en loonstroken beschikbaar gesteld. Na afloop van het jaar volgen de jaaropgaven.
Aangifte loonheffingen
De loonheffingen worden per aangiftetijdvak berekend en aangegeven. Je krijgt duidelijkheid over het bedrag dat aan de Belastingdienst moet worden betaald.
Personeelsmutaties
Indiensttredingen, salaris- en urenwijzigingen, vergoedingen, verlof en uitdiensttredingen worden in de loonadministratie verwerkt.
Regelingen en looncomponenten
Vakantiegeld, toeslagen, pensioeninhoudingen, auto van de zaak en andere looncomponenten worden verwerkt voor zover ze voor jouw medewerkers van toepassing zijn.
Wat moet je aan ons doorgeven?
Een loonronde kan alleen kloppen als de wijzigingen compleet en op tijd bekend zijn. We spreken daarom een vaste aanleverdatum en werkwijze met je af.
Nieuwe medewerker
Startdatum, salaris, uren, persoonsgegevens en de andere gegevens die nodig zijn om iemand correct in de loonadministratie op te nemen.
Salaris, uren en toeslagen
Wijzigingen in salaris of arbeidsduur, overuren, bonussen en andere variabele looncomponenten moeten vóór de loonrun bekend zijn.
Verlof en ziekte
Verlof of ziekte geef je door als dat gevolgen heeft voor de salarisverwerking of voor gegevens die in de loonadministratie worden bijgehouden.
Vergoedingen en inhoudingen
Denk aan reiskosten, onkosten, pensioen, eigen bijdragen of andere afspraken die via het salaris lopen.
Uit dienst
Bij uitdiensttreding zijn onder meer de einddatum en afspraken die gevolgen hebben voor de eindafrekening van belang.
Zo loopt een loonronde
Aanleveren
Voor de afgesproken datum geef je de mutaties voor de komende loonronde door.
Verwerken
De vaste salarispartner verwerkt de mutaties en berekent de lonen en loonheffingen.
Controleren
Bij opvallende mutaties of onduidelijkheden wordt eerst afgestemd voordat de loonronde definitief wordt gemaakt.
Afronden
De loonstroken en betaalinformatie worden beschikbaar gesteld, de loonaangifte wordt verzorgd en de aansluiting met de boekhouding wordt verwerkt.
Salarisadministratie of loonadministratie?
In de praktijk worden beide woorden door elkaar gebruikt voor hetzelfde werk: het verwerken van lonen, het maken van loonstroken en het doen van aangifte loonheffingen. “Loonadministratie” legt daarbij iets meer nadruk op de verwerking en de aangifte, “salarisadministratie” op het geheel — inclusief mutaties, regelingen en jaaropgaven.
Zoek je een kantoor om je loonadministratie uit te besteden, dan is dit de pagina die je zoekt. De werkwijze is dezelfde: jij geeft de mutaties door, de verwerking loopt via onze vaste salarispartner, en Bureau Aard blijft je aanspreekpunt en bewaakt de aansluiting met je boekhouding. Dat geldt voor een eerste medewerker net zo goed als voor een mkb-bedrijf met een volle loonlijst.
Van ondernemer naar werkgever
Neem je voor het eerst iemand in dienst, dan komt er meer bij kijken dan alleen een salaris afspreken. Je moet je onder andere als werkgever aanmelden bij de Belastingdienst, de medewerker correct in de loonadministratie opnemen en vanaf dat moment aangifte loonheffingen doen.
Wij zorgen dat de salarisadministratie via onze vaste partner wordt ingericht en stemmen af welke gegevens daarvoor nodig zijn. Voor de arbeidsovereenkomst en andere arbeidsrechtelijke vragen kan een jurist van Bureau Aard aansluiten.
Niet alles is een payrollvraag
De loonadministratie verwerkt de afspraken die gelden. Maar soms moet eerst worden bepaald wát die afspraken juridisch moeten zijn. Daar ligt de grens tussen salarisverwerking en arbeidsrecht.
Arbeidsovereenkomst
De salarisadministratie verwerkt het afgesproken loon en de uren. De juridische inhoud van de arbeidsovereenkomst is een arbeidsrechtelijke vraag.
Cao en pensioen
Als niet duidelijk is welke cao of pensioenregeling van toepassing is, moet dat eerst worden vastgesteld. De salarisadministratie kan daarna met de juiste uitgangspunten worden ingericht.
Ziekte of uitdiensttreding
De salarisgevolgen worden verwerkt in de loonadministratie. Vragen over loondoorbetaling, re-integratie, een dossier of beëindiging kunnen daarnaast arbeidsrechtelijk advies vragen.
Loonkosten moeten ook in je boekhouding kloppen
Na iedere loonrun ontstaan bedragen voor brutoloon, loonheffingen, pensioen, vakantiegeld en andere personeelskosten. Die moeten op de juiste manier in je financiële administratie terechtkomen.
Daar zit de rol van Bureau Aard nadrukkelijk tussen salarispartner en boekhouding: we zorgen dat de relevante loonjournaalposten worden verwerkt en dat de personeelskosten aansluiten op de cijfers die je gedurende het jaar ziet.
Wat ermee samenhangt
Een salarisstrook is het resultaat van afspraken over loon, uren en arbeidsvoorwaarden. Daarom raakt salarisadministratie zowel je financiële administratie als arbeidsrecht.
Diensten en artikelen die hierbij horenArbeidsrecht voor werkgevers
Arbeidsrecht voor werkgevers: van arbeidsovereenkomst tot dossieropbouw, ontslag of reorganisatie.
Bekijk →AdministratieBoekhouding uitbesteden
De loonkosten uit de salarisadministratie sluiten aan op dezelfde financiële administratie.
Bekijk →AdministratieAlles over administratie
Bekijk hoe boekhouding, btw, jaarrekening en salarisadministratie binnen de administratie samenkomen.
Bekijk →Een vaste partner, één lijn
De salarisverwerking vindt plaats bij onze vaste salarispartner. Voor jou hoeft dat geen extra schakel te worden. Bureau Aard blijft betrokken bij de aansluiting met je administratie en bij vragen die verder gaan dan alleen de loonstrook.
Belastingadvies
Vergoedingen, loonheffingen en andere fiscale personeelsvragen kunnen ook gevolgen hebben buiten de loonstrook.
Bekijk →Administratie
De salarisadministratie sluit via Bureau Aard aan op dezelfde financiële administratie waarin je personeelskosten terechtkomen.
Juridisch advies
Voor arbeidsovereenkomsten, ziekte, dossieropbouw of beëindiging kunnen onze arbeidsrechtjuristen aansluiten.
Bekijk →Bedrijfsadvies
Personeelskosten en personeelsgroei kunnen een belangrijk onderdeel zijn van financiële planning en bedrijfskeuzes.
Bekijk →De payrollpartner verwerkt, Bureau Aard houdt de verbinding. Zo sluiten lonen, administratie en eventuele arbeidsrechtelijke vragen op elkaar aan zonder dat we doen alsof ieder onderdeel door dezelfde persoon wordt uitgevoerd.
Veelgestelde vragen
In de praktijk niets — beide woorden worden gebruikt voor het verwerken van lonen, het maken van loonstroken en het doen van aangifte loonheffingen. “Loonadministratie” wordt vaker gebruikt voor de verwerking en de aangifte, “salarisadministratie” voor het geheel, inclusief mutaties, regelingen en jaaropgaven. Besteed je je loonadministratie uit, dan is dat bij ons dezelfde dienst als op deze pagina.
De feitelijke salarisverwerking besteden we altijd uit aan één vaste salarispartner. Bureau Aard blijft betrokken als aanspreekpunt en zorgt voor de aansluiting met je financiële administratie en, waar nodig, andere adviesvragen.
Je geeft de mutaties door die sinds de vorige loonronde zijn ontstaan. Denk aan nieuwe medewerkers, salaris- of urenwijzigingen, overwerk, bonussen, vergoedingen, verlof en uitdiensttredingen. We spreken vooraf af op welke datum de mutaties binnen moeten zijn.
Als je voor het eerst personeel aanneemt, moet je je uiterlijk op de dag waarop de eerste werknemer begint aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst. Daarna heb je onder meer een loonheffingennummer en een loonadministratie nodig. Wij kunnen de inrichting van de salarisadministratie coördineren en onze juristen kunnen helpen bij de arbeidsovereenkomst.
Werkgevers doen in de normale situatie per maand of per vier weken aangifte loonheffingen. In de aangiftebrief van de Belastingdienst staan de tijdvakken en uiterste aangifte- en betaaldatums die voor jouw onderneming gelden.
Ja. Na afloop van het jaar moet iedere werknemer een jaaropgaaf krijgen met onder meer het fiscale loon en de ingehouden loonheffing. Die wordt vanuit de salarisadministratie beschikbaar gesteld.
Je volgt eerst de verzuimprocedure die voor jou als werkgever geldt en geeft de relevante wijziging door voor de salarisadministratie. De salarisgevolgen worden vervolgens verwerkt. Re-integratieverplichtingen en arbeidsrechtelijke vragen zijn geen gewone payrollhandeling; daarvoor kunnen andere deskundigen nodig zijn.
Dat is niet uit de loonstrook alleen af te leiden. De toepasselijkheid hangt af van je activiteiten, sector en andere omstandigheden. Als daar onduidelijkheid over bestaat, moet dat eerst worden vastgesteld voordat de salarisadministratie met de juiste uitgangspunten kan worden ingericht.
Ja. De salarispartner heeft dan de benodigde historie, werknemersgegevens en instellingen uit het lopende jaar nodig. We stemmen af welke gegevens moeten worden overgedragen en vanaf welke loonronde de nieuwe werkwijze ingaat.
Dat hangt onder meer af van het aantal medewerkers, de loonfrequentie, het aantal mutaties en de complexiteit van regelingen en looncomponenten. Na een kennismaking maken we duidelijk welke werkzaamheden nodig zijn en wat de kosten daarvan zijn.